همانطور که در (شکل 6-13) ملاحظه می کنید، گزارش شامل پنج بخش اصلی است. در نمای Design این بخش ها قابل مشاهده و تنظیم هستند. (جدول 6-2) این بخش ها را معرفی می کند.

 

اصلاح گزارش در نمای Design View
همانطور که گفته شد در نمای Design می توان به اصلاح گزارش پرداخت. اصلاح گزارش شامل حذف و اضافه کردن فیلدها، تغییر چیدمان و قالب بندی آنها، اضافه و حذف کردن بعضی عناصر در گزارش مثل تصویر ، شماره صفحه ، عنوان، تاریخ و ساعت گزارش است. در این بخش چگونگی انجام این اصلاحات توضیح داده می شود.

حذف و اضافه کردن فیلدها :
به منظور اضافه کردن فیلدها به گزارش ، از گروه Tools واقع در زبانه Design ، گزینه ی Add Existing Fields را انتخاب کنید. (شکل 6-14)

تغییر چیدمان عناصر در گزارش
جابجا کردن عناصر در یک گزارش با درگ کردن آنها انجام می گیرد. به این منظور پس از انتخاب عنصر مورد نظر، اشاره گر ماوس را روی لبه های کادر آن قرار دهید تا شکلی مشابه صلیب به پیکان اشاره گر ماوس اضافه شود (شکل 6-16) . سپس با درگ به سمت چپ یا راست آن عنصر را در محل مورد نظر قرار دهید. همچنین برای تغییر پهنای یک عنصر پس از انتخاب آن ، اشاره گر ماوس را روی لبه های کادر آن قرار دهید تا شکل اشاره گر ماوس به صورت فلش دو جهته تبدیل شود. سپس با عمل درگ عرض و ارتفاع آن را تغییر دهید.(شکل 6-17)

برای تغییر رنگ، سایز ، فونت و تراز بندی (وسط چین، چپ چینو راست چین کردن) و ... عنصر مورد را انتخاب کنید تا کادری رنگی در اطراف آن ظاهر شود، سپس از ابزار موجود در گروه Font واقع در زبانه Design برای قالب بندی آن استفاده کنید. (شکل 6-18)

افزودن تصویر ، عنوان، شماره صفحه، تاریخ و ساعت به گزارش و حذف آنها
معمولا در قسمت Report Header تصویری از لوگوی شرکت یا سازمان قرار می گیرد. Access نیز به طور اتوماتیک تصویر را در سمت چپ این بخش درج میکند. سپس کاربر می تواند باعمل درگ، تصویر را به بخش های دیگر گزارش منتقل می کند.برای درج تصویر در گزارش، از گروه Controls واقع در زبانه ی Design گزینه ی Logo را انتخاب کنید. به این ترتیب کادر محاوره ای Insert Picture برای انتخاب تصویر باز می شود. تصویر مورد نظر را انتخاب و روی دکمه Ok کلیک کنید .هر گزارش دارای عنوانی است که به محتوای آن اشاره دارد. مثلا " لیست نمرات دانش آموزان" یا " لیست کتاب های موجود" عنوان نیز از مواردی است که در بخش Report Header قرار می گیرد. برای درج عنوان روی گزینه ی Title واقع در گروه Control کلیک کنید. (شکل 6-19)

نکته : به محض ایجاد گزارش با ابزار Report یا Report Wizard، شماره صفحه به طور خودکار در بخش Page Footer درج می شود . در نمای Design می توان با انجام عمل درگ محل آن را در عرض ناحیه Page Footer جابجا کرد یا آن را به Page Header منتقل نمود.

آیا میدانید که...
در صورت عدم نیاز به وجود شماره صفحه در گزارش ، می توان آن را با انتخاب در نمای Design یا Layout و فشردن کلید Delete از گزارش حذف نمود.

برای افزودن تاریخ و ساعت به گزارش ، از گروه Control روی آیکن (Date & Time) کلیک کنید. به این ترتیب کادری با عنوان Date and Time باز می شود. تنظیمات این کادر نمایش یا عدم نمایش هر یک از عناصر زمان و تاریخ و فرمت نمایش آنها را مشخص می کند .(شکل 6-21)

نکته : با ایجاد گزارش، تاریخ و ساعت به طور خودکار در بخش Report Header درج می شوند. در نمای Design با عمل درگ محل آنها را می توان تغییر داد و در بخشهای مختلف گزارش قرار داد ولی بهترین محل برای تاریخ و ساعت در گزارش همان بخش Report Header است.

آیا میدانید که ...
در صورت عدم نیاز به وجود ساعت و تاریخ در گزارش ، میتوان آنها را با انتخاب در نمای Design یا Layout و فشردن کلید Delete از گزارش حذف کنید.

به (شکل 6-13) که گزارش را در نمای Design نشان می دهد، بازگردید و نمایش شماره صفحه ، تاریخ و ساعت را در این نما ، مشاهده کنید.

انجام محاسبات
به دو روش عملیات محاسباتی انجام می شود:

روش اول : روی عنوان فیلد در بخش Report Header یا Detail ، کلیک راست کرده و از منوی حاصل گزینه ی Total را انتخاب و از زیر منوی حاصل به ترتیب گزینه های Sum، Average ، Count Records، Min و Max را برای محاسبه ی مجموع ، میانگین ،تعداد رکوردها، کمترین مقدار و بیشترین مقدار انتخاب کنید. به این ترتیب براساس گزینه ی انتخاب شده یک عبارت محاسباتی در بخش Report Footer درج می شود.
برای مثال اگر برای فیلد معدل ،میانگین گرفته شود عبارت (]معدل[) Avg= در بخش Report Footer در زیر ستون معدل دیده خواهد شد.

روش دوم : روش دیگر برای انجام این گونه محاسبات ،استفاده از گزینه ی Totals در گروه Grouping & Totals واقع در زبانه Design است. (شکل 6-22) بعد از انتخاب فیلد مورد نظر در گزارش ، روی این گزینه کلیک کنید و از منوی ظاهر شده، دستور محاسباتی مورد نیاز را انتخاب کنید.

بعد از انتخاب این گزینه، کادری با عنوان Field List به صفحه اضافه می شود که در آن جدول موجود در بانک اطلاعاتی فعال و اسامی فیلدهای مربوط به آنها نشان داده می شود.(شکل 6-15) برای اضافه کردن فیلدها به گزارش کافی است نام فیلد مورد نظر خود را در کادر Field List یافته و آن را در بخش Detail یا Page Header درگ کنید. به این ترتیب عنوان فیلد در هر دو بخش درج می شود برای مشاهده رکوردها در بخش Detail ، از سایر نماها استفاده کنید.

 

برای حذف یک عنصر از گزارش ، کافی است با کلیک، آن عنصر را انتخاب کنید. (انتخاب صحیح هر عنصر در گزارش کادری رنگی را در اطراف آن ظاهر می کند)، سپس کلید Delete از صفحه کلید را بفشارید یا روی آن راست کلیک کرده و از منوی حاصل گزینه ی Delete را انتخاب کنید.

 

 

تغییر قالب بندی عناصر

اگر قبلا عنوانی در این بخش موجود باشد در حالت انتخاب قرار می گیرد و کاربر می تواند آن را اصلاح کند. در غیر این صورت یک عنوان اضافه می شود که محتوای آن با نام گزارش یکی است. مثلا اگر نام گزارش Report 1 باشد، عنوان گزارش هم با متن Report1 درج خواهد شد . در صورت نیاز می توان آن را تغییر داد. برای افزودن شماره صفحه، از گروه Control روی آیکن Insert Page number کلیک کنید. به این ترتیب کادری با عنوان Page number باز می شود.تنظیمات این کادر محل قرار گیری شماره صفحه در گزارش و چگونگی نمایش آن را مشخص می کند. (شکل 6-20).
عبارت Page N به معنای درج عبارت Page به همراه شماره صفحه و عبارت Page N of M به معنای درج شماره صفحه به همراه تعداد کل صفحات گزارش است. (M تعداد کل صفحات و N شماره هر صفحه است).

 

نظرات شما عزیزان:

نام :

آدرس ایمیل:

وب سایت/بلاگ :

متن پیام:

نظر خصوصی

 کد را وارد نمایید:

 

 

 

عکس شما

آپلود عکس دلخواه: